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個人情報の取り扱いについて

個人情報保護方針
制定 2014年04月14日
最終更新日 2014年04月14日
株式会社ワイドシステム
代表取締役 磯山 晃

1.個人情報保護理念

当社は、顧客満足を目的として通信販売業務などの事業を行っております。当社のこれらの事業は、関係者(お客様、お取引先様、および従業者)との信頼の上に成り立っていると考えています。 当社は、当社が事業活動をする上でお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員および従業者等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。 当社は、予め特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。 また当社は、日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」および個人情報の取扱いに関する法令,国が定める指針その他の規範を遵守して個人情報を取り扱います。 なおこの個人情報保護方針における用語の定義は日本工業規格JISQ15001:2006に準じます。

2. 内部管理体制の確立

当社は、適切な個人情報の取り扱いのために以下の事項を実施します。
(1) 当社の事業の内容及び規模に応じた適切な個人情報の取得、利用及び提供に努め、また個人情報の取り扱い方法を定めた内部規程を整備します。
(2) 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正(改善)のための対策を講じます。 
(3) 「個人情報保護管理者」を任命し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範及び内部規程の遵守を徹底します。
(4) 役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年1回以上実施します。 
(5) 内部規程およびその遵守の状況を年1回以上の監査を行い、点検します。 
(6) 個人情報保護のための個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。 
(7) 苦情・相談・お問合せに対応します。
以上

個人情報の取り扱いについて

当社は、お客様・株主様・お取引先様・従業員(採用応募者含む)の方々の個人情報について、「個人情報保護方針」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努め、以下の内容に従って個人情報を利用いたします。

個人情報の利用目的

1.個人情報の委託について

個人情報の機密保持の取り決めを結んだ業務委託会社に、お客様に明示した利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を委託させていただきます(主な業務委託会社/商品配送会社、カタログの宛名印刷会社、クレジットカード払い時のクレジット会社、後払い時の後払い決済代行会社、商品代金未払の場合の回収委託会社など)。

2.開示対象個人情報について

(1)開示等の求めについて(開示等とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止をいいます。) 開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

〒755-0086 山口県宇部市中宇部229-4

株式会社ワイドシステム 個人情報保護管理者

(2)「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式)等 開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封し上記個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。

開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封し上記個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。

・個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用停止申請書

・本人確認のための書類

・個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)

・利用停止申請書 ・本人確認のための書類

申請書ダウンロード (新しいウィンドウが開きます。)

仝朕与用情報(金融・資産・口座番号)、暗証番号、特定の機微な情報

a.「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用停止申請書」に所定の事項を記入し実印による押印をお願いします。

b.本人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー

c.本人の印鑑証明書 代理人様からの請求の場合には、上記に加え、以下の書類の提出をお願いします。

d.委任状(任意様式。ただし本人の署名・実印による押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須)

e.代理人の印鑑証明書

f.代理人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー

∩姐牋奮阿両霾鵝粉靄楙霾鵝併疚勝⊇蚕蝓電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先など)、利用サービス内容・契約条件およびその他の情報 )

a.ご本人からの問合せ(口頭、電話、メール、書面を含む)の場合には、登録電話番号またはメールアドレスへのコールバックにより本人確認をさせていただきます。

b.ご請求に対する回答は口頭または書面でさせていただきます。 ただし、口頭によるご回答は、ご本人様の同意が得られた場合に限らせていただきます。 代理人様からのご請求は郵便によるものとし、以下の書類の提出を受付条件といたします。

c.「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用停止申請書」に所定の事項を記入した書類

d.委任状(任意様式。ただし本人の署名・押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須)

e.本人および代理人の身分を証明する書類(免許証、パスポート、健康保険証など)のコピー各1通

上記開示等の求めをすることができる代理人は、個人情報保護法第29条第3項の規定により次に掲げる代理人です。

未成年者又は成年被後見人の法定代理人

開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

(3) 「開示等の求め」に対する回答方法と手数料及びその徴収方法について 開示等の求めに対して、書面による通知をする場合は上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用停止申請書」を個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。尚、利用目的の通知又は開示を書面によって回答する場合は手数料として1,000円分の切手を上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用停止申請書」に同封して個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。

(4)「開示等の求め」に対する書面による回答方法について 申請者の申請書記載住所宛に本人限定郵便よってご回答申し上げます。

(5)開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」 開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。

*「開示対象個人情報」の不開示事由について 次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。 ・ 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社への登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合

・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・ 所定の申請書類に不備があった場合
・ 開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
・ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 他の法令に違反することとなる場合

3.個人情報に関する苦情・相談及びお問合せ対応

(1) 当社は、当社の保有する個人情報に関し、ご本人(代理人を含む)から利用目的の通知・開示・訂正(変更)・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応させていただきます。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただし、削除や消去については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。

(2) 当社の個人情報に関する苦情・相談及びお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。尚、開示対象個人情報の利用目的の通知又は開示をさせていただく場合は、本人限定郵便で回答致しますので、手数料として1,000円(税込)を徴収させていただきます。

(3) 受付時間は平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。

担当窓口:個人情報保護管理者

 

電話:0570-666-068 FAX:0836-21-9024

 

メールアドレス:privacy@koubin.co.jp

以上